El teletrabajo adoptado como la forma mayoritaria de trabajo debido a la pandemia ha traído consigo la asiduidad de las reuniones online. Este escenario es el nuevo marco donde se producen ciberdelitos y es primordial salvaguardar la privacidad de los participantes y el contenido de las reuniones.
Desde Hernandez Echevarría vamos a repasar las claves para asegurar las reuniones de tu empresa y los participantes.
Plataformas: Revisa la Política de privacidad de las videollamadas
Con el aumento de las videollamadas, han resurgido las aplicaciones disponibles y el primer paso es decidir la herramienta que se va a utilizar. Alguna de las más comunes es Zoom, quien ya tuvo problemas con la seguridad y protegió sus reuniones con nuevos filtros, o Teams de Microsoft. Escoja la herramienta que escoja, lo fundamental es revisar la política de privacidad de las videollamadas para saber cómo realiza el tratamiento de datos. Si hay dudas en qué herramienta escoger, una política de privacidad más restrictiva puede ser el paso definitivo para elegir la adecuada.
Planes empresariales
Las plataformas de videollamadas incluyen planes de pago específicos que aportan mayor control sobre las reuniones. Coge el plan que más se adecúe pero evita usar planes gratuitos. Descarga los programas de las webs oficiales y mantenlo actualizado para incluir siempre los nuevos parches de seguridad.
Utilizar equipos protegidos
En las reuniones es importante exigir a los usuarios que solo utilicen los equipos aportados con la empresa. Dichos equipos deben estar actualizados y contar con el software necesario para prevenir cualquier malware. Además, en las videollamadas evita compartir archivos. Te recomendamos que uses el correo electrónico corporativo u otros medios de la organización.
Desde la AEPD nos transmiten algunas pautas básicas para que las reuniones a través de videoconferencia sean seguras y privadas:
- Limita la reutilización de códigos de acceso en las reuniones y comparte los enlaces solo con las personas que van a participar.
- Si se tratan temas delicados asegurarse utilizar un enlace único, cifrado o activar la autentificación en dos pasos.
- Controla las funciones chats, compartir documentos o compartir pantalla. Mejor deshabilitar si no se van a utilizar.
- Utilizar la sala de espera y no dejar unirse a los participantes hasta que haya llegado el anfitrión.
- Evita grabar las reuniones, si por algún motivo tienes que hacerlo avisa a los participantes.
Consulta todo el listado de recomendaciones de la AEPD y aplícalas a tu reuniones online. Ante cualquier duda en la política de privacidad, nuestro equipo de derecho digital puede ayudarte a resolverlas.
